Frais kilométriques en portage salarial : quelles règles appliquer ?

Exercer une activité en portage salarial, c’est allier l’indépendance du freelance à la protection du salariat. Mais cette liberté a un coût, notamment en matière de déplacements. Que vous soyez consultant, formateur ou expert, vos trajets professionnels représentent un poste de dépense important. Bien les gérer est essentiel : c’est un moyen légal et efficace d’optimiser votre revenu net.

Déclarer correctement vos indemnités kilométriques (IK) vous permet de réduire vos charges sociales et d’obtenir un remboursement conforme au barème fiscal, exonéré d’impôt sur le revenu et de cotisations sociales.

En revanche, une erreur peut coûter cher : redressement URSSAF, remboursement refusé ou, dans les cas les plus graves, sanctions pour fraude.

Si vous utilisez votre véhicule pour vos missions, ce guide est fait pour vous. Nous vous expliquons toutes les règles à connaître : le cadre légal, le calcul des indemnités, les pièges à éviter, et nos conseils pour transformer vos kilomètres en euros nets, en toute sérénité.

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L’ESSENTIEL À RETENIR

• Les frais kilométriques permettent de réduire légalement vos charges sociales et d’augmenter votre revenu net, à condition d’être déclarés correctement.
• Seuls les déplacements strictement professionnels réalisés avec votre véhicule personnel sont remboursables : chaque trajet doit être justifié, daté et documenté.
• Le barème fiscal est la méthode la plus simple et sécurisée pour calculer vos remboursements, mais le remboursement au réel peut être avantageux dans certains cas précis.
• Les frais refacturables sont remboursés intégralement par le client, tandis que les frais non refacturables sont pris en charge par la société de portage avec un impact éventuel sur le salaire net.
• Une gestion rigoureuse (justificatifs, distances exactes, barème à jour, distinction des types de frais) garantit une optimisation financière et une conformité totale.

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1. Le cadre général : comment fonctionnent les remboursements de frais ?

En portage salarial, la société de portage facture les prestations au client final. Après déduction de ses frais de gestion et des charges sociales, elle verse un salaire au consultant porté.

Les frais professionnels correspondent aux dépenses engagées exclusivement dans le cadre d’une mission. Ils ne représentent pas un revenu, mais un remboursement de charges avancées. Lorsqu’ils respectent les règles de l’URSSAF et le plafond du barème fiscal officiel (DGFiP), leur prise en charge est exonérée de cotisations sociales et d’impôt sur le revenu.

Les indemnités kilométriques entrent pleinement dans cette catégorie. Elles couvrent l’ensemble des coûts liés à l’usage professionnel d’un véhicule personnel : carburant, usure, entretien et assurance. Pour être valides, elles doivent satisfaire à des conditions précises.

2. Les trois conditions indispensables pour bénéficier des indemnités kilométriques

Pour bénéficier d’un remboursement de frais kilométriques, plusieurs conditions doivent être respectées. Ces règles garantissent la transparence et la conformité fiscale des dépenses.

A. Utiliser un véhicule éligible

Les indemnités kilométriques s’appliquent uniquement pour les véhicules personnels : voiture, moto, scooter ou vélo à assistance électrique. La carte grise doit être établie au nom du salarié porté ou de son conjoint.

Si le véhicule est loué ou appartient à la société de portage, ce dispositif ne s’applique pas. En effet, il inclut des frais (comme l’assurance) qui ne sont pas à la charge du salarié. Dans ce cas, seul le remboursement des dépenses réelles, sur présentation de justificatifs, est possible.

B. Effectuer des déplacements strictement professionnels

Seuls les trajets directement liés à l’activité sont indemnisables, par exemple :

• un rendez-vous chez un client ;
• un déplacement vers un lieu de mission inhabituel ;
• la participation à une formation ou à un événement lié à l’activité.

Point essentiel : les trajets domicile-lieu de travail habituel ne sont jamais pris en charge. Ils sont considérés comme des déplacements personnels. Le « lieu de travail habituel » désigne l’endroit où la mission est exercée de façon régulière et continue. En revanche, tout déplacement depuis ce lieu habituel vers un autre site client peut être indemnisé.

Cette distinction est systématiquement vérifiée lors des contrôles URSSAF.

Exemple concret :

• Trajet non indemnisable : vous habitez à Lyon et votre mission principale se déroule dans des locaux à Villeurbanne, où vous vous rendez quatre jours par semaine. Le trajet Lyon-Villeurbanne constitue votre trajet domicile-travail habituel : il n’est pas indemnisable.
• Trajet indemnisable : un jour par semaine, vous quittez votre lieu de travail à Villeurbanne pour vous rendre chez un client à Vénissieux. Le trajet aller-retour Villeurbanne-Vénissieux est un déplacement professionnel indemnisable.

C. Fournir des justificatifs complets et précis

La note de frais est la pièce centrale du dispositif. Elle doit être rigoureusement renseignée et indiquer, pour chaque trajet :

• la date
• le motif du déplacement
• les lieux de départ et d’arrivée
• la distance parcourue (aller-retour)
• le type de véhicule et sa puissance fiscale (en chevaux fiscaux, telle qu’indiquée sur la carte grise).

Des justificatifs attestant du caractère professionnel du déplacement doivent y être joints : e-mail de convocation, ordre de mission, compte rendu de réunion, bon de commande, etc.

Les frais annexes, tels que les tickets de péage et de stationnement (ou les relevés d’abonnement de télépéage) sont également remboursables, en complément des indemnités kilométriques.

En revanche, les factures de carburant ne sont pas nécessaires lorsque le barème fiscal officiel (DGFiP) est utilisé, puisque celui-ci les intègre forfaitairement.

Afin de faciliter le respect de ces obligations et de sécuriser le suivi des déplacements, il est recommandé de mettre en place un système de suivi rigoureux. Certaines applications mobiles permettent de géolocaliser automatiquement les trajets, de créer les notes de frais et d’archiver les justificatifs.

À défaut, un carnet de bord tenu dans un document numérique demeure une solution fiable. Il est par ailleurs recommandé de photographier le compteur kilométrique avant et après chaque déplacement afin de disposer d’un justificatif supplémentaire en cas de contrôle.

3. Comment calculer ses indemnités kilométriques ?

Deux méthodes coexistent. Le choix dépend de la situation personnelle et de la capacité à gérer un suivi comptable rigoureux.

A. Le barème fiscal : la méthode de référence

C’est la méthode la plus simple et la plus sécurisée. Chaque année, l’administration fiscale publie un barème qui fixe un montant par kilomètre en fonction de la puissance fiscale du véhicule (en chevaux fiscaux) et de la distance annuelle parcourue à titre professionnel. Ce barème fiscal est la référence retenue par l’URSSAF.

Avantages : simplicité d’application, acceptation automatique par l’administration, aucun justificatif de dépenses (carburant, entretien) à fournir.

Inconvénient : peut se révéler moins avantageux que le réel pour un véhicule très ancien ou engendrant des frais exceptionnels élevés.

Important : le barème est révisé chaque année. Il convient de toujours utiliser la version en vigueur, disponible sur service-public.fr. Utiliser le barème d’une année antérieure, même par inadvertance, peut entraîner une erreur d’indemnisation susceptible d’être contestée lors d’un contrôle.

Le barème applicable en 2025 (revenus 2024) est le suivant :

Chevaux fiscaux	Jusqu’à 5 000 km	De 5 001 à 20 000 km	Au-delà de 20 000 km
3 CV et moins	d × 0,529	(d × 0,316) + 1 065	d × 0,370
4 CV	d × 0,606	(d × 0,340) + 1 330	d × 0,407
5 CV	d × 0,636	(d × 0,357) + 1 395	d × 0,427
6 CV	d × 0,665	(d × 0,374) + 1 457	d × 0,447
7 CV et plus	d × 0,697	(d × 0,394) + 1 515	d × 0,470

d = distance parcourue en kilomètres.

Exemple de calcul : Un consultant utilise sa voiture personnelle (6 CV fiscaux) pour ses missions et parcourt 5 000 km dans l’année à titre professionnel. En appliquant le barème 2025, soit 0,665 € par kilomètre pour cette puissance et cette tranche de distance, il obtient : 5 000 × 0,665 € = 3 325 € d’indemnités exonérées.

B. La prise en charge au réel : une alternative plus exigeante

Cette méthode consiste à se faire rembourser l’intégralité des dépenses liées au véhicule (carburant, entretien, réparations, assurance, péages) sur présentation des factures. Elle implique un suivi comptable très rigoureux et, surtout, une distinction parfaitement documentée entre usage professionnel et usage personnel du véhicule.

Avantage : remboursement fidèle aux dépenses réelles, potentiellement plus favorable pour certains profils.

Inconvénients : gestion lourde et qui prend du temps ; risque que les frais soient considérés comme un avantage en nature imposable si l’usage personnel n’est pas correctement tracé et justifié.

C. Comparatif des deux méthodes

Méthode	Avantages	Inconvénients
Barème fiscal	Simple, rapide, sécurisé juridiquement	Peut sous-évaluer certains frais réels
Frais réels	Précis, adapté aux situations atypiques	Gestion lourde, risque d’avantage en nature

La majorité des entreprises de portage privilégie le barème fiscal officiel, qui offre une sécurité juridique maximale et une gestion simplifiée.

4. Le rôle de la société de portage dans la gestion des frais kilométriques

En tant qu’employeur du consultant porté, l’entreprise de portage joue un rôle actif dans le traitement des indemnités kilométriques. Elle ne se limite pas à un rôle d’intermédiaire : elle vérifie, valide et rembourse les frais dans le respect des règles légales et fiscales en vigueur.

A. Vérification et validation des notes de frais

Avant tout remboursement, la société vérifie la conformité des notes de frais : exactitude des trajets, cohérence des distances déclarées, puissance fiscale du véhicule et présence de l’ensemble des justificatifs. Certaines sociétés imposent un format standard ou exigent des pièces complémentaires afin de faciliter le traitement et vous protéger en cas de contrôle URSSAF.

Conseil : en cas de doute sur l’éligibilité d’un trajet, il est recommandé de contacter son conseiller au sein de votre entreprise de portage avant de soumettre la note de frais.

B. Impact sur la fiche de paie

Une fois validées, les indemnités kilométriques sont versées en même temps que le salaire, sur une ligne distincte intitulée « Remboursement de frais professionnels ».

Elles n’entrent ni dans le salaire brut ni dans le revenu net imposable et n’ont donc pas à être déclarées dans la déclaration de revenus, à trois conditions :

• les frais doivent être réels et justifiés,
• le remboursement ne doit pas dépasser les montants du barème fiscal en vigueur,
• l’usage professionnel du véhicule doit être clairement distingué de l’usage personnel.

Toute indemnisation dépassant le barème ou mal justifiée peut être requalifiée par l’URSSAF en avantage en nature, ce qui la rendra soumise aux charges sociales et imposable à l’impôt sur le revenu.

Exemple concret : pour un salarié porté réalisant 8 000 € HT de chiffre d’affaires et déclarant 1 200 € de frais kilométriques conformes, les charges sociales ne sont calculées que sur 6 800 €. Avec un taux de charges d’environ 45 %, l’économie est de 540 € (1 200 € × 45 %), auxquels s’ajoute le remboursement des 1 200 € de frais : soit un gain net total de 1 740 €.

C. Politique interne et plafonds

Chaque entreprise de portage peut définir ses propres règles, dans la limite du barème fiscal. Il est fortement conseillé de se renseigner dès la signature du contrat sur l’existence éventuelle de plafonds mensuels ou annuels, de limites de puissance fiscale (par exemple 7 CV maximum), ou d’une procédure de validation spécifique. Cela permet d’éviter toute mauvaise surprise.

5. Situations particulières

• Déplacements internationaux : Il convient de vérifier les conditions de couverture de l’assurance du véhicule à l’étranger, ainsi que le barème de remboursement applicable, certains pays disposant de leurs propres grilles tarifaires.
• Véhicules électriques : Ils bénéficient d’une majoration de 20 % sur le barème kilométrique fiscal officiel (taux en vigueur, à vérifier chaque année sur Service-Public.fr), afin de tenir compte du coût de l’électricité. Les frais de recharge sur la voie publique sont également remboursables sur justificatifs.
• Covoiturage professionnel : Lorsqu’un trajet est partagé avec un autre salarié porté, les frais doivent être répartis équitablement entre les parties concernées. Un justificatif de l’accord est recommandé.

6. Les erreurs à éviter et les bonnes pratiques à adopter

A. Les bonnes pratiques à adopter

• Déclarer les trajets domicile–travail. Ces trajets ne sont pas indemnisables. Seuls les déplacements vers des sites professionnels autres que le lieu de mission habituel peuvent l’être.

• Négliger la traçabilité. Déclarer des kilomètres sans préciser la date, les lieux, le motif et la distance expose à un refus en cas de contrôle. Chaque trajet doit être enregistré immédiatement.

• Utiliser un barème fiscal obsolète. Le barème fiscal, référence URSSAF, est révisé chaque année : appliquer celui de l’année précédente peut entraîner une erreur d’indemnisation. La version en vigueur doit être vérifiée sur service-public.fr avant d’établir votre première note de frais de l’année.

• Déclarer une puissance fiscale erronée. Indiquer plus de chevaux fiscaux que ceux mentionnés sur la carte grise peut être assimilé à une fraude et entraîner un redressement.

• Ignorer les plafonds de la société de portage. Même si le barème fiscal est respecté, dépasser les limites internes fixées par la structure entraîne un refus de remboursement.

• Mélanger usages personnel et professionnel. Sans distinction claire et documentée, une partie des frais peut être requalifiée en avantage en nature soumis à cotisations.

• Omettre les justificatifs du caractère professionnel. E-mails, convocations, bons de commande et comptes rendus de réunion sont indispensables pour justifier chaque déplacement déclaré.

• Tout saisir de mémoire en fin de mois. Attendre la fin du mois pour reconstituer ses déplacements favorise les erreurs et les oublis. La bonne pratique est d’enregistrer chaque trajet le jour même.

• Ne pas déclarer ses frais par crainte des contrôles. C’est une erreur qui revient à se priver d’un revenu net supérieur. Des frais correctement justifiés et conformes aux règles sont un droit, pas une option.

B. Les bonnes pratiques à mettre en place

• Archivage numérique : classer et numériser tous les justificatifs par mois et par mission dès leur réception.

• Photographie des compteurs : prendre une photo avant et après chaque déplacement pour renforcer la preuve des distances parcourues.

• Outil de suivi dédié : utiliser une application de gestion de frais pour automatiser la géolocalisation et la génération des notes de frais.

• Anticipation des contrôles : conserver tous les justificatifs au moins trois ans pour être en mesure de répondre à une demande de l’URSSAF.

• Communication avec votre entreprise de portage : vérifier en amont les règles internes, les plafonds et les modalités de prise en charge afin d’éviter tout refus.

Bien gérer ses frais kilométriques, un atout pour votre activité en portage salarial

Les frais kilométriques sont bien plus qu’une formalité administrative : ils constituent un levier concret d’optimisation financière pour tout salarié porté. En maîtrisant le barème fiscal, en conservant des justificatifs rigoureux et en respectant les règles de sa société de portage, le consultant s’assure un remboursement juste, exonéré de charges sociales, et une parfaite conformité vis-à-vis de l’administration.

Le portage salarial offre un cadre sécurisé et structurant pour une activité indépendante, à condition d’en maîtriser les règles. L’entreprise de portage est le meilleur allié du consultant dans cette gestion : elle garantit la conformité des remboursements et lui permet d’exercer son activité en toute sérénité.

FAQ – Frais kilométriques en portage salarial

1. Je travaille depuis mon domicile. Puis-je être remboursé de mes trajets vers le client ?

Oui, si votre domicile est officiellement votre lieu de mission habituel. Dans ce cas, vos déplacements vers le client sont indemnisables. En cas de doute, demandez une confirmation écrite à votre conseiller de portage avant de déclarer.

2. Chevaux fiscaux ou chevaux-vapeur : savez-vous vraiment sur quoi se base votre remboursement kilométrique ?

Les chevaux fiscaux (CV) sont une unité administrative, différente des chevaux-vapeur (ch) qui mesurent la puissance mécanique. C’est bien la puissance fiscale, indiquée à la rubrique P.6 de votre carte grise, qui détermine votre taux de remboursement. Déclarer une puissance erronée peut être assimilé à une fraude lors d’un contrôle URSSAF.

3. J’ai changé de véhicule en cours d’année. Comment déclarer ?

Vous devez appliquer le barème correspondant à chaque véhicule pour la période concernée, avec deux calculs distincts. Conservez les deux cartes grises pour justifier le changement.

4. Ma société de portage a refusé ma note de frais. Que faire ?

Un refus est le plus souvent justifié : justificatif manquant, trajet non éligible ou dépassement d’un plafond interne. Prenez le temps de vérifier votre note de frais avant de la resoumettre. La société de portage applique des règles strictes pour vous protéger en cas de contrôle URSSAF, son rôle de vérification est une garantie, pas un obstacle.

5. Jusqu’à quelle date soumettre mes notes de frais ?

Chaque société de portage fixe sa propre date limite, généralement entre le 5 et le 10 du mois suivant. Vérifiez cette date dès la signature de votre contrat pour éviter tout report ou refus de remboursement.

6. Puis-je déclarer des frais kilométriques sans avoir facturé de mission ce mois-ci ?

Non. Vous devez avoir encaissé du chiffre d’affaires pour déclarer des indemnités kilométriques. Pour les déplacements avant la signature d’une mission (prospection, réunion de cadrage), contactez votre société de portage..

7. Je covoiture avec un collègue pour me rendre chez un client commun. Comment déclarer ?

Seul le conducteur peut déclarer les frais kilométriques. L’autre passager ne peut rien déclarer pour ce trajet. Formalisez l’accord par e-mail et conservez-le en cas de contrôle.

8. Mes frais kilométriques apparaissent-ils dans ma déclaration de revenus ?

Non, s’ils respectent le barème fiscal et sont correctement justifiés. Ils figurent sur votre fiche de paie comme remboursement de frais, distinct du salaire, et ne sont pas à déclarer. Seule une éventuelle requalification en avantage en nature devient imposable.

9. Que risque-t-il en cas de contrôle URSSAF avec des justificatifs incomplets ?

L’URSSAF peut requalifier les indemnités en avantage en nature, les rendant soumises à cotisations sociales et à l’impôt, ce qui peut générer un redressement. Conservez tous vos justificatifs pendant au moins trois ans.

10. Les frais kilométriques ont-ils un impact sur mes droits sociaux ?

Les indemnités kilométriques n’ouvrent pas de droits à la retraite ou au chômage, car elles ne sont pas soumises à cotisations sociales. En revanche, elles augmentent votre revenu net disponible, ce qui constitue un gain immédiat pour votre rémunération.