SOMMAIRE
- La fiche signalétique en entreprise
- 1. Rôle et utilité de la fiche signalétique en portage salarial
- 2. Pourquoi la fiche signalétique dans le portage salarial est-elle indispensable ? (cadre juridique et pratique).
- 3. Contenu de la fiche signalétique en portage salarial : les éléments indispensables
- 4. Comment est élaborée la fiche signalétique ? Processus complet et les pièges à éviter
- 5. La dématérialisation de la fiche signalétique : tendance et bonnes pratiques
- 6. Modèle simplifié de fiche signalétique
- 7. Quels sont les avantages de la fiche signalétique pour les trois acteurs en portage salarial ?
- 8. Enjeux stratégiques : pourquoi ce document est essentiel en portage salarial ?
- 9. Portage salarial : fiche signalétique, CV ou contrat de mission, quelles différences ?
- FAQ – Fiche signalétique en portage salarial
- Conclusion
Plus qu’un simple formulaire à remplir, la fiche signalétique est un outil stratégique et indispensable du portage salarial. Elle définit le profil du consultant, garantit la transparence des échanges et facilite la conformité avec la réglementation. En clarifiant les informations essentielles dès le début de la mission, elle profite à la fois au consultant porté, à la société de portage et à l’entreprise cliente.
Dans cet article, nous allons découvrir son rôle, son contenu, son importance et ses avantages pour chacun des acteurs du portage salarial.
Mais avant d’aborder la fiche signalétique dans le cadre spécifique du portage salarial, il est important de comprendre ce qu’est une fiche signalétique en entreprise de manière générale.
L’ESSENTIEL À RETENIR
- La fiche signalétique est un document central en portage salarial, conçu pour structurer, sécuriser et encadrer chaque mission dès son démarrage.
- Bien plus qu’un simple formulaire administratif, elle joue un rôle stratégique dans la relation entre le consultant, la société de portage et l’entreprise cliente.
- Elle permet de centraliser toutes les informations personnelles, professionnelles, administratives et liées à la mission dans un cadre conforme au droit du travail et au RGPD.
- Ce document contribue à la transparence des échanges et à la clarification des responsabilités entre les différents acteurs du portage salarial.
- Pour le consultant, elle constitue un outil de professionnalisation qui valorise son profil et sécurise ses conditions d’intervention.
- Pour la société de portage, elle représente un support indispensable à la gestion administrative, contractuelle et réglementaire des missions.
La fiche signalétique en entreprise
La fiche signalétique en entreprise est un document de référence qui regroupe les informations essentielles relatives à une société. Elle permet d’identifier clairement l’entreprise, de comprendre son activité et de disposer de données fiables pour les besoins administratifs, opérationnels et décisionnels.
Utilisée aussi bien en interne qu’en externe, elle facilite la communication entre les différents acteurs de l’entreprise (direction, services administratifs, équipes opérationnelles) ainsi qu’avec les partenaires, clients, fournisseurs ou institutions. Elle centralise notamment les données d’identification juridique, les coordonnées, la présentation de l’activité et les contacts clés.
Maintenue à jour, la fiche signalétique contribue à la sécurisation des relations professionnelles, au respect des obligations légales et à la fiabilité des échanges. Elle représente ainsi un outil structurant pour l’organisation et l’image professionnelle de l’entreprise.
Tableau récapitulatif de la fiche signalétique en entreprise
| Aspect | Description |
|---|---|
| Définition | Document de référence regroupant les informations essentielles sur une entreprise. |
| Objectif principal | Identifier clairement l’entreprise, comprendre son activité et disposer de données fiables pour les besoins administratifs, opérationnels et décisionnels. |
| Utilisation |
|
| Contenu principal |
|
| Importance / Avantages |
|
| Maintenance | Doit être tenue à jour régulièrement. |
1. Rôle et utilité de la fiche signalétique en portage salarial
Dans le cadre du portage salarial, la fiche signalétique est un document essentiel qui rassemble toutes les informations nécessaires au traitement administratif et au bon déroulement d’une mission.
Elle contient les données personnelles, professionnelles et administratives du consultant, ainsi que les éléments clés de la mission confiée par l’entreprise cliente.
Véritable document de référence, elle permet à la société de portage de gérer efficacement les contrats, de suivre la mission et d’assurer toutes les démarches légales et salariales.
Concrètement, la fiche signalétique sert à :
- Etablir le contrat de travail,
- Rédiger le contrat commercial avec l’entreprise cliente
- Réaliser les démarches légales : DPAE*, paie, déclarations sociales,
- Assurer le suivi administratif et sécuriser l’exécution de la mission
La fiche signalétique peut également être transmise, en partie, à l’entreprise cliente pour présenter le profil du consultant porté et préciser les modalités de la prestation.
A noter : La fiche signalétique n’est pas définie par un modèle unique dans la loi. Chaque société de portage salarial peut utiliser son propre format, à condition que les informations collectées soient conformes au Code du travail et au RGPD**. L’important est qu’elle permette d’établir les contrats et de sécuriser la mission.
Bon à savoir :
- *La DPAE= Déclaration Préalable à l’Embauche. C’est une formalité administrative obligatoire en France que l’employeur doit accomplir avant d’embaucher un salarié.
- **Le RGPD = Règlement Général sur la Protection des Données. C’est un règlement européen qui encadre la collecte, le traitement et la conservation des données personnelles afin de protéger la vie privée des individus. Dans le contexte du portage salarial, il est particulièrement important pour la gestion de la fiche signalétique du consultant. Pour plus d’informations, consultez le site de la CNIL.
2. Pourquoi la fiche signalétique dans le portage salarial est-elle indispensable ? (cadre juridique et pratique).
La fiche signalétique est un document utilisé par les sociétés de portage salarial pour encadrer la mission et garantir la sécurité du consultant. Bien qu’elle ne soit pas explicitement obligatoire au regard de la loi, elle constitue un outil pratique pour :
- préciser les conditions de la mission,
- identifier les risques éventuels,
- clarifier les responsabilités entre le consultant, l’entreprise cliente et la société de portage.
Son utilisation s’inscrit dans le cadre légal du portage salarial, notamment l’ordonnance du 2 avril 2015, le Code du travail et les accords de branche dédiés à ce secteur. (Légifrance)
La fiche signalétique aide ainsi la société de portage salarial à répondre à plusieurs obligations légales, parmi lesquelles :
- L’identification du salarié,
- La préparation du contrat de travail,
- L’établissement des bulletins de paie,
- La vérification du droit au travail,
- Le respect des obligations déclaratives auprès de l’URSSAF
- La conformité au RGPD pour la gestion des données personnelles.
La société de portage doit s’assurer que les informations collectées sont strictement nécessaires, sécurisées et conservées uniquement pendant la durée légale.
Le consultant, de son côté, bénéficie d’un droit d’accès, de rectification et de suppression de ses données personnelles.
Bon à savoir : Certaines données doivent être conservées entre 5 et 10 ans, notamment celles liées aux contrats, à la paie et aux déclarations sociales. Passé ce délai, elles doivent être supprimées ou archivées de manière sécurisée, conformément au RGPD.
3. Contenu de la fiche signalétique en portage salarial : les éléments indispensables
La fiche signalétique constitue le document central pour la gestion administrative et le suivi d’une mission en portage salarial. Elle regroupe l’ensemble des informations essentielles concernant le consultant, ses compétences et la mission confiée.
Structurée de manière claire, elle permet à la société de portage de gérer efficacement les contrats et les démarches légales, tout en offrant à l’entreprise cliente une vision précise du profil du consultant.
Check-list : Les éléments indispensables de votre fiche signalétique
1. Informations personnelles
- Nom, prénom
- Adresse postale
- Numéro de téléphone et adresse e-mail
- Date de naissance
- Situation professionnelle antérieure
2. Compétences et expériences
- Niveau d’études
- Domaines d’expertise
- Réalisations et expériences significatives
- Compétences clés utiles pour la mission
- Certifications éventuelles
3. Informations administratives
- Numéro de sécurité sociale
- Relevé d’identité bancaire (RIB)
- Pièces justificatives (carte d’identité, justificatif de domicile, CV à jour etc.)
- Coordonnées nécessaires à la gestion salariale
4. Données relatives à la mission
- Intitulé ou nature de la mission
- Description du périmètre d’intervention
- Durée de la mission et dates prévisionnelles (début / fin)
- Taux journalier moyen (TJM) ou modalités de facturation
- Conditions particulières (déplacements, matériel fourni, télétravail, confidentialité…)
- Objectifs attendus
5. Éléments de conformité
- Attestation d’assurance responsabilité civile professionnelle (RC Pro)
- Mentions et consentement RGPD
- Engagements légaux et contractuels signés
- Conditions de sécurité ou d’accès aux locaux du client
À noter : Certaines informations peuvent évoluer au cours de la mission (TJM, durée, périmètre). La fiche doit donc être considérée comme un document vivant, régulièrement mis à jour.
Pour tout savoir sur le TJM (Taux Journalier Moyen) vous pouvez consulter notre contenu sur Portad.
4. Comment est élaborée la fiche signalétique ? Processus complet et les pièges à éviter
Le processus complet
La fiche signalétique n’est pas un document ordinaire. Elle suit un processus précis qui garantit la fiabilité des informations et la bonne gestion des missions en portage salarial.
Ce processus implique à la fois le consultant et la société de portage, depuis le remplissage initial jusqu’aux mises à jour régulières, en passant par les phases de vérification et d’utilisation opérationnelle.
À noter : La tendance actuelle est à la dématérialisation complète de ce processus. De nombreuses sociétés de portage utilisent désormais des portails consultants sécurisés et des formulaires en ligne pour un traitement plus rapide, une meilleure traçabilité et une sécurité renforcée des données.
A. Remplissage par le consultant
Le consultant commence par compléter un formulaire fourni par la société de portage en renseignant ses informations personnelles, administratives et professionnelles. Cette étape permet de centraliser toutes les données nécessaires pour la gestion de la mission.
B. Vérification par la société de portage
La société de portage contrôle la cohérence et la conformité des informations transmises. Les données validées sont ensuite intégrées dans le système RH* afin d’assurer un suivi administratif rigoureux.
Bon à savoir :
*Le système RH (système de ressources humaines) est un outil informatique utilisé par la société de portage pour gérer tout ce qui concerne l’administratif du consultant.
C. Utilisation opérationnelle
La fiche signalétique est utilisée pour établir le contrat de travail, le contrat commercial avec l’entreprise cliente ainsi que la DPAE. Elle est également utilisée pour assurer le suivi administratif tout au long de la mission et, si nécessaire, pour présenter le profil du consultant au client, offrant une vision claire de ses compétences et de son périmètre d’intervention.
D. Mise à jour régulière
Afin de rester pertinente et fiable, la fiche signalétique doit être régulièrement mise à jour. Toute modification, qu’il s’agisse de nouvelles compétences, d’un changement d’adresse ou de coordonnées, d’une évolution du taux journalier moyen, d’une modification importante de la mission en cours, ou de la préparation d’une nouvelle mission, doit être intégrée afin de garantir que toutes les parties disposent d’informations exactes et à jour.
Les pièges à éviter
Même si la fiche signalétique en portage salarial est un outil structurant, sa rédaction ne doit jamais être prise à la légère. Une information imprécise, incomplète ou mal encadrée peut rapidement entraîner des incompréhensions, voire des litiges, aussi bien pour le consultant que pour la société de portage. Afin de sécuriser la mission, d’assurer la conformité réglementaire et de préserver la rémunération du consultant porté, certains points de vigilance doivent être anticipés dès la création ou la mise à jour de la fiche signalétique. Voici les principaux pièges à éviter, selon l’acteur concerné.
Pour le consultant
- Une description de mission trop vague qui peut mener à des litiges. Il est essentiel de définir précisément les livrables attendus.
- L’oubli des frais spécifiques liés à la mission (logiciels, déplacements fréquents, matériel) ce qui peut réduire la rémunération nette.
- L’absence de mise à jour de la fiche signalétique, pouvant causer des problèmes administratifs (retard ou absence de documents).
Pour en savoir plus sur les frais liés à la mission, vous pouvez consulter notre contenu sur les frais professionnels
Pour la société de portage
- La collecte des données non nécessaires, en contradiction avec le principe de minimisation des données prévu par le RGPD.
- Le stockage non sécurisé de données sensibles (RIB, pièces d’identité, documents scannés), exposant à des risques de fuite ou de non-conformité.
- Le manque de clarification concernant la propriété intellectuelle des livrables susceptible de générer des litiges. Cette question doit être identifiée dans la fiche signalétique et formalisée dans les contrats.
Tableau récapitulatif – Processus d’élaboration et d’utilisation de la fiche signalétique
| Étape | Description | Objectif / Utilité | Acteur concerné |
|---|---|---|---|
| Étape 1 : Remplissage par le consultant | Le consultant complète un formulaire fourni par la société de portage avec ses informations personnelles, professionnelles et administratives. | Centraliser toutes les données nécessaires pour la gestion de la mission. | Consultant |
| Étape 2 : Vérification par la société de portage | La société contrôle la cohérence et la complétude des informations et vérifie les pièces justificatives. | Assurer la fiabilité des données et préparer leur intégration dans le système RH. | Société de portage |
| Étape 3 : Utilisation opérationnelle | La fiche sert à rédiger le contrat de travail, le contrat commercial et la DPAE, suivre la mission administrativement et présenter le profil du consultant au client si nécessaire. | Faciliter la gestion administrative, sécuriser la mission et valoriser le consultant auprès du client. | Consultant, société de portage, client |
| Étape 4 : Mise à jour régulière | La fiche est actualisée en cas de changement : nouvelles compétences, évolution du TJM, changement d’adresse ou démarrage d’une nouvelle mission. | Maintenir des informations exactes et à jour pour toutes les parties. | Consultant, société de portage |
5. La dématérialisation de la fiche signalétique : tendance et bonnes pratiques
La gestion des fiches signalétiques évolue rapidement grâce à l’utilisation des outils numériques. Dans les sociétés de portage salarial, le recours à la dématérialisation, qui consiste à remplacer des documents ou des processus papier par des versions numériques, est désormais standard pour gagner en efficacité, sécurité et simplicité pour l’utilisateur.
A. Les avantages de la dématérialisation
- Gain de temps et fluidité : Le consultant peut remplir et mettre à jour sa fiche en ligne, à tout moment, sans délai d’envoi postal. La société de portage traite et valide les informations instantanément, accélérant ainsi le lancement des missions.
- Traçabilité et suivi : Chaque modification est datée et enregistrée. L’historique des versions est accessible, ce qui renforce la transparence et sécurise les échanges en cas de contrôle ou de litige.
- Sécurité renforcée : Les données sensibles (RIB, pièce d’identité) sont chiffrées et stockées sur des serveurs sécurisés, bien plus protégées que dans un dossier papier ou un échange par email. Les accès sont restreints et limités.
- Conformité RGPD facilitée : Une plateforme dédiée permet de gérer facilement les durées de conservation, les droits d’accès, de rectification et d’oubli. Le consentement du consultant peut être recueilli et enregistré électroniquement.
- Expérience consultant optimisée : Le consultant dispose d’un portail personnel où il retrouve tous ses documents (fiche, contrats, bulletins de paie), créant un point de contact unique et professionnel.
B. Formats et outils utilisés
Les démarches administratives s’appuient sur des outils numériques sécurisés, tels que des plateformes dédiées aux consultants, des formulaires en ligne intelligents et la signature électronique, afin de simplifier et fiabiliser l’ensemble du processus.
C. Pièges à éviter dans la dématérialisation
| Pour la Société de Portage | Pour le Consultant |
|---|---|
| Choisir un outil non conforme : L’outil doit impérativement être hébergé dans l’UE/EEE et garantir le respect du RGPD. | Ne pas vérifier le lien : S’assurer de bien utiliser le lien officiel sécurisé (https) de sa société de portage pour éviter toute tentative de phishing*. |
| Négliger l’ergonomie : Une interface trop complexe décourage les consultants et génère des erreurs de saisie. | Signer sans lire : La facilité de la signature électronique ne doit pas dispenser de lire attentivement chaque clause avant de valider. |
| Oublier l’archivage : Il faut s’assurer que le système archive de manière irréfutable et lisible dans le temps chaque version signée. | Utiliser des mots de passe faibles : Protéger son accès au portail avec un mot de passe robuste et unique. |
Bon à savoir :
*Le phishing (ou hameçonnage en français) est une technique de fraude en ligne visant à tromper une personne pour qu’elle révèle des informations sensibles (comme des mots de passe, numéros de carte bancaire ou données personnelles), généralement en se faisant passer pour une source fiable (banque, entreprise, administration, etc.).
Par exemple : recevoir un email semblant provenir de sa banque demandant de « confirmer ses identifiants » pour voler ses informations.
D. Perspectives d’avenir
La dématérialisation ouvre la voie à des innovations comme :
- L’intégration automatique des données de la fiche signalétique vers les logiciels de paie et de facturation.
- La vérification automatisée de documents (pièce d’identité, RIB) via des technologies de reconnaissance.
- Des tableaux de bord dynamiques pour le consultant, lui montrant l’état de ses missions, ses revenus et ses documents en un coup d’œil.
La dématérialisation de la fiche signalétique n’est plus une option mais une nécessité pour un portage salarial moderne et sécurisé. Elle représente un investissement stratégique pour les sociétés de portage et un gage de simplicité pour les consultants.
6. Modèle simplifié de fiche signalétique
- Identité
Nom / Prénom – Adresse – Téléphone – E-mail – Date de naissance - Profil professionnel
Formation – Compétences clés – Expériences principales – Expertise métier - Mission
Intitulé – Description – Dates – TJM – Spécificités - Administratif
N° Sécurité sociale – RIB – Documents fournis – Assurances - Conformité / RGPD
Signature du consultant – Mentions légales
7. Quels sont les avantages de la fiche signalétique pour les trois acteurs en portage salarial ?
A. Pour la société de portage
La fiche signalétique constitue un outil central pour la société de portage car elle centralise toutes les informations nécessaires au suivi administratif et à la gestion des missions. Grâce à ce document, la société peut rédiger les contrats de manière plus efficace, optimiser la gestion administrative et salariale, garantir la conformité réglementaire et assurer un suivi interne fiable.
- Facilite la rédaction des contrats
- Optimise la gestion administrative et salariale
- Assure la conformité réglementaire
- Permet le suivi interne des missions
B. Pour le consultant porté
Pour le consultant, la fiche signalétique joue un rôle structurant. Elle centralise toutes ses informations personnelles, administratives et professionnelles, ce qui simplifie la mise en place de chaque mission et permet de présenter son profil de manière claire et professionnelle. Ce document contribue ainsi à valoriser le consultant et à renforcer sa crédibilité auprès du client.
- Centralise toutes ses informations
- Simplifie la mise en place d’une mission
- Valorise son profil professionnel
- Renforce sa crédibilité auprès du client
C. Pour l’entreprise cliente
Pour l’entreprise cliente, la fiche signalétique est un outil de transparence et de sécurité. En présentant de manière synthétique le profil du consultant, elle offre une vision claire de ses compétences, sécurise les conditions d’exécution de la mission, accélère l’intégration du prestataire et clarifie les responsabilités et engagements des différentes parties.
- Offre une vision claire du consultant
- Sécurise les conditions d’exécution
- Facilite l’intégration du prestataire
- Clarifie les responsabilités et engagements
8. Enjeux stratégiques : pourquoi ce document est essentiel en portage salarial ?
La fiche signalétique renforce la transparence et la confiance entre les trois acteurs du portage salarial. Elle permet de gagner du temps dans le traitement administratif, de sécuriser la mission et de s’assurer que le cadre légal est respecté
Elle contribue à :
- réduire les risques de litiges (missions mal définies, informations incomplètes, erreurs contractuelles),
- garantir la traçabilité des données,
- sécuriser la relation tripartite,
- renforcer la transparence et la confiance.
Elle représente également un outil de professionnalisation pour le consultant, qui dispose ainsi d’un document clair et structuré pour mettre en valeur son profil.
Tableau récapitulatif – Fiche signalétique en portage salarial
| Éléments | Description | Objectif / Utilité | Acteur concerné |
|---|---|---|---|
| Informations personnelles | Nom, prénom, adresse, e-mail, téléphone, date de naissance | Identifier le consultant et préparer les documents contractuels | Consultant / Société de portage |
| Profil professionnel | Formation, expériences, compétences, certifications | Présenter l’expertise du consultant et valoriser son profil | Consultant / Client |
| Informations administratives | N° de Sécurité sociale, RIB, pièces d’identité, justificatifs | Établir la DPAE, la paie et les déclarations sociales | Société de portage |
| Données relatives à la mission | Intitulé, description, dates, TJM, périmètre, conditions | Définir la mission et encadrer son exécution | Consultant / Portage / Client |
| Éléments de conformité | Assurance RC Pro, mentions RGPD, engagements contractuels | Assurer la sécurité juridique et réglementaire | Société de portage / Consultant |
| Processus de création | Transmission des infos → vérification → intégration RH | Centraliser et valider les données nécessaires | Consultant / Portage |
| Mise à jour | Ajout de nouvelles compétences, changement d’adresse, nouveau TJM | Maintenir une gestion administrative fiable | Consultant / Portage |
| Transmission au client | Version limitée (profil + mission) | Présenter le consultant et sécuriser la mission | Consultant / Client |
| Durée de conservation | Selon obligations légales (5 à 10 ans) | Respecter les règles administratives et le RGPD | Société de portage |
9. Portage salarial : fiche signalétique, CV ou contrat de mission, quelles différences ?
La fiche signalétique, le CV et le contrat de mission sont trois documents distincts mais complémentaires dans le cadre du portage salarial. Chacun joue un rôle précis et répond à des besoins spécifiques pour le consultant, la société de portage et l’entreprise cliente.
A. Objectif principal
La fiche signalétique a pour objectif de centraliser toutes les informations administratives, personnelles et professionnelles du consultant. Elle constitue un document de référence pour la société de portage afin de gérer les aspects contractuels et administratifs de la mission.
Le CV du consultant, quant à lui, vise à présenter le parcours, l’expertise et les compétences du consultant, principalement dans un objectif de prospection ou de valorisation de son profil.
Enfin, le contrat de mission formalise juridiquement la prestation entre la société de portage et l’entreprise cliente, définissant les obligations et responsabilités de chaque partie.
B. Contenu
La fiche signalétique rassemble des informations variées : identité, données administratives, coordination, détails de la mission et éléments de conformité.
Le CV se concentre sur le parcours professionnel, les compétences et les expériences.
Le contrat de mission décrit la mission elle-même, ses dates, le taux journalier moyen (TJM) ainsi que les obligations et responsabilités légales.
C. Portée juridique
La fiche signalétique est un document de référence, utile pour la gestion administrative, mais n’a pas de valeur contractuelle.
Le CV n’a aucune valeur juridique et sert essentiellement à la présentation du consultant.
En revanche, le contrat de mission est juridiquement contraignant et encadre légalement la relation entre la société de portage et le client.
D. Utilisation
La fiche signalétique est utilisée pour la gestion administrative, la rédaction des contrats et le suivi RH.
Le CV est destiné à la prospection et à la présentation du consultant auprès des clients ou recruteurs.
Le contrat de mission, lui, assure l’encadrement légal de la prestation et sert de référence en cas de litige.
E. Destinataires et confidentialité
La fiche signalétique est principalement destinée à la société de portage et peut être partiellement transmise au client.
Le CV est partagé avec les clients ou des recruteurs potentiels, et reste public selon le choix du consultant.
Le contrat de mission est confidentiel et destiné à la société de portage et à l’entreprise cliente, garantissant la sécurité juridique de la mission.
F. Niveau de détail et transmission
La fiche signalétique est très précise sur les données administratives et la mission. Elle peut être transmise au client en version limitée.
Le CV est détaillé sur les expériences et compétences, il est partagé en version complète.
Le contrat de mission est précis sur les conditions d’exécution, il est obligatoirement transmis pour signature avant le début de la mission.
G. Moment d’utilisation
La fiche signalétique est préparée avant la signature du contrat et mise à jour pendant la mission si nécessaire.
Le CV est utilisé principalement avant la mission, pour présenter le consultant aux clients ou aux recruteurs.
Le contrat de mission est établi et signé avant le démarrage de la mission, pour garantir la légalité et la sécurité de la prestation.
Ces trois documents sont donc complémentaires : la fiche signalétique centralise et sécurise les informations administratives, le CV valorise le profil du consultant et le contrat de mission formalise juridiquement la prestation. Ensemble, ils permettent une gestion efficace, transparente et professionnelle des missions en portage salarial.
Pour en savoir plus sur le contrat de mission (ou convention de mission), vous pouvez consulter notre contenu.
Tableau comparatif : Fiche signalétique vs CV vs Contrat de mission
| Élément | Fiche signalétique | CV du consultant | Contrat de mission (portage salarial) |
|---|---|---|---|
| Objectif principal | Centraliser les informations administratives, personnelles et professionnelles | Présenter le parcours et l’expertise du consultant | Formaliser juridiquement la prestation entre portage et client |
| Contenu | Identité, administratif, coordination, mission, conformité | Parcours professionnel, compétences, expériences | Description de la mission, dates, TJM, obligations, responsabilités |
| Portée juridique | Document de référence, sans valeur contractuelle | Aucune valeur juridique | Document contractuel obligatoire |
| Utilisation | Gestion administrative, rédaction des contrats, suivi RH | Prospection, présentation au client | Encadrement légal de la mission |
| Destinataires | Société de portage et (partiellement) client | Client, recruteurs, prospects | Société de portage et entreprise cliente |
| Niveau de détail | Très précis sur les données administratives et mission | Très détaillé sur les expériences | Très précis sur les conditions d’exécution |
| Transmission au client | Oui, en version limitée | Oui, complet | Oui, obligatoire |
| Confidentialité | Données personnelles protégées (RGPD) | Public, selon choix du consultant | Document confidentiel entre les parties |
| Moment d’utilisation | Avant la signature du contrat et pendant la mission | Avant la mission (prospection) | Avant le démarrage de la mission |
Bon à savoir : Contrairement au CV, la fiche signalétique n’a pas vocation à être diffusée largement. Elle reste un document interne ou confidentiel, transmis au client uniquement sous une forme partielle et encadrée.
FAQ – Fiche signalétique en portage salarial
- 1) Qu’est-ce qu’une fiche signalétique en portage salarial ?
La fiche signalétique en portage salarial est un document regroupant toutes les informations personnelles, administratives et professionnelles du consultant porté. Elle sert à rédiger les contrats, assurer le suivi administratif et sécuriser la mission réalisée pour l’entreprise cliente.
- 2) Pourquoi la fiche signalétique est-elle importante en portage salarial ?
Elle garantit la transparence entre le consultant, la société de portage et le client. Elle permet aussi de respecter les obligations légales, de sécuriser les missions et de simplifier la gestion administrative et salariale.
- 3) Que contient une fiche signalétique en portage salarial ?
Elle inclut généralement :
- les informations personnelles du consultant,
- son parcours professionnel et ses compétences,
- les données administratives et bancaires,
- les détails de la mission (TJM, dates, périmètre),
- les éléments de conformité (assurances, RGPD, engagements).
- 4) Qui remplit la fiche signalétique ?
Le consultant porté complète la fiche avec ses informations personnelles et professionnelles. La société de portage vérifie les données administratives et les pièces justificatives avant de l’utiliser pour établir les contrats.
- 5) La fiche signalétique est-elle obligatoire ?
Non, elle n’est pas légalement obligatoire. Cependant, elle est indispensable pour que la société de portage puisse établir le contrat de travail, rédiger le contrat commercial avec le client, effectuer la DPAE et produire les bulletins de paie conformément au Code du travail.
- 6) La fiche signalétique est-elle transmise au client ?
Elle peut être partiellement transmise au client lorsqu’elle sert à présenter le consultant ou à préciser les modalités de la mission. Les données strictement personnelles restent confidentielles conformément au RGPD.
- 7) Quelles informations personnelles doivent obligatoirement figurer dans la fiche ?
Parmi les éléments essentiels : nom, prénom, adresse, date de naissance, numéro de sécurité sociale, coordonnées, justificatifs d’identité et RIB pour la gestion salariale.
- 8) Comment est utilisée la fiche signalétique par la société de portage ?
Elle sert notamment à :
- établir la DPAE,
- créer le contrat de travail,
- rédiger le contrat commercial,
- gérer la paie et les déclarations sociales,
- assurer le suivi de la mission.
- 9) Comment mettre à jour une fiche signalétique ?
Le consultant doit informer la société de portage en cas de changement : adresse, coordonnées, TJM, nouveau diplôme, nouvelle mission, etc. Une mise à jour régulière garantit une meilleure gestion administrative.
- 10) La fiche signalétique garantit-elle la conformité RGPD ?
Oui, à condition que la société de portage respecte le RGPD : collecte limitée aux données nécessaires, sécurisation des informations, durée de conservation maîtrisée et droits d’accès et de rectification pour le consultant.
- 11) Quelle est la différence entre fiche signalétique et contrat de mission ?
La fiche signalétique centralise les données sur le consultant et la mission. Le contrat de mission, lui, formalise juridiquement la prestation entre la société de portage et l’entreprise cliente. La fiche signalétique sert à rédiger le contrat.
- 12) Existe-t-il un modèle type de fiche signalétique ?
Chaque société de portage a son propre modèle, mais les sections communes incluent : identité, compétences, mission, administratif, conformité et assurances. Vous pouvez utiliser un modèle simplifié pour gagner du temps.
- 13) La fiche signalétique peut-elle remplacer le CV du consultant ?
Non, mais elle le complète. Le CV présente le parcours du consultant, tandis que la fiche signalétique sert à la gestion administrative et à la formalisation de la mission.
- 14) Les informations de la fiche signalétique restent-elles confidentielles ?
Oui. Elles sont soumises au secret professionnel de la société de portage et protégées par le RGPD. Les données sensibles ne sont jamais transmises au client sans accord explicite.
- 15) Combien de temps la société de portage conserve-t-elle la fiche signalétique ?
La durée varie selon les obligations légales, mais les sociétés de portage conservent généralement les données le temps de la relation contractuelle, puis pendant la durée de conservation administrative obligatoire (5 à 10 ans selon les documents).
Conclusion
La fiche signalétique est un outil central et stratégique du portage salarial. Elle centralise toutes les informations personnelles, administratives et professionnelles du consultant, ainsi que les éléments clés de la mission confiée. Ce document permet à la société de portage de gérer efficacement les contrats, assurer le suivi administratif et respecter les obligations légales, tout en offrant à l’entreprise cliente une vision claire et sécurisée du profil du consultant.
Bien qu’elle ne soit pas juridiquement obligatoire, la fiche signalétique est indispensable pour sécuriser les missions, clarifier les responsabilités et garantir la conformité au Code du travail et au RGPD. Elle constitue également un outil de professionnalisation et de valorisation du consultant, en facilitant la présentation de son expertise et la transparence des échanges avec le client.
Enfin, en étant actualisée régulièrement, elle devient un document vivant qui accompagne la mission tout au long de sa durée, réduisant les risques de litiges, renforçant la confiance entre les trois acteurs du portage salarial et optimisant la fluidité administrative et opérationnelle.
