SOMMAIRE
- Définition des frais professionnels en portage salarial
- Quels frais professionnels déclarer ?
- Les conditions de remboursement
- Le matériel informatique : les règles spécifiques
- Comment optimiser ses frais en portage ?
- Tableau synthèse des frais pros en portage salarial
Vous exercez votre activité en portage salarial et vous vous interrogez sur la gestion de vos frais professionnels ? Quels types de dépenses pouvez-vous déclarer ? Quelles sont les conditions de remboursement ? Ce guide complet vous permettra de comprendre les mécanismes en jeu et de sécuriser votre rémunération tout en respectant la réglementation.
L’ESSENTIEL À RETENIR
-
Les frais professionnels en portage salarial se divisent en deux catégories : les frais refacturables (pris en charge par le client) et les frais non refacturables (remboursés par la société de portage).
-
Les frais refacturables (transport, hébergement, repas) ne sont pas soumis à cotisations ni à l’impôt, et s’ajoutent au chiffre d’affaires.
-
Les frais non refacturables (abonnements, fournitures, matériel) sont intégrés au calcul de la rémunération et optimisent le revenu net.
-
Une note de frais avec justificatifs est indispensable pour obtenir les remboursements, même en cas de forfait.
Définition des frais professionnels en portage salarial
Les frais professionnels en portage salarial correspondent aux dépenses engagées par le salarié porté dans le cadre de l’exercice de son activité. Contrairement à un indépendant en entreprise individuelle, le salarié porté peut déduire certains frais de son chiffre d’affaires, dans des conditions strictes et encadrées par l’administration.
Il existe deux grandes catégories de frais professionnels : les frais refacturables, qui sont remboursés par le client, et les frais non refacturables, qui restent à la charge du porté mais peuvent être remboursés par la société de portage.
Les frais refacturables en portage salarial
Les frais refacturables (ou « frais de mission ») sont les dépenses engagées pour exécuter une mission spécifique, et qui sont facturées au client. Ces frais doivent être négociés en amont dans le contrat de mission et validés par le client pour donner lieu à remboursement.
Parmi les exemples les plus fréquents, on retrouve :
- Les frais de transport (SNCF, avion, transport en commun, indemnités kilométriques)
- Les frais d’hébergement (hôtels, location de courte durée)
- Les frais de restauration (repas pris dans le cadre de la mission)
Les indemnités kilométriques sont soumises à des conditions : le véhicule doit appartenir au consultant (être mentionné sur la carte grise), et l’usage professionnel doit être couvert par une assurance adaptée. En cas de doute, une extension d’assurance ou une solution proposée par la société de portage est souvent requise.
Ces frais sont intégralement remboursables, sans être assujettis aux cotisations sociales ni à l’impôt sur le revenu. Ils ne sont pas plafonnés et sont ajoutés au salaire net une fois la note de frais validée.
Les frais de fonctionnement non refacturables
Les frais de fonctionnement ne sont pas refacturés au client mais restent des charges réelles liées à l’exercice de l’activité. Ils permettent d’optimiser le revenu du salarié porté, car ils viennent en déduction du chiffre d’affaires après application des frais de gestion.
Parmi les frais non refacturables les plus courants, on trouve :
- L’abonnement aux transports urbains
- Les fournitures de bureau (papeterie, imprimantes, consommables)
- L’abonnement internet ou téléphonique professionnel
- Les frais de coworking ou de location ponctuelle de salles de réunion
- Les logiciels professionnels ou formations certifiantes
Ces frais doivent être justifiés par une facture au nom de la société de portage et validés en amont avec votre gestionnaire de compte. Leur remboursement est soumis à l’approbation de la société de portage, selon ses procédures internes et les règles URSSAF.
Quels frais professionnels déclarer ?
En portage salarial, les consultants peuvent déclarer leurs frais selon deux modalités principales : au réel ou au forfait. Chaque mode de déclaration répond à des exigences précises.
Les frais réels
La déclaration des frais réels consiste à se faire rembourser les montants effectivement dépensés, sur présentation de justificatifs (factures, tickets, etc.). Ces documents doivent être fournis avec une note de frais en bonne et due forme. Le remboursement est effectué une fois la mission réglée par le client.
Les frais au forfait
Certains consultants négocient une enveloppe de frais forfaitaires avec leur client. Dans ce cas, la société de portage facture un montant prédéfini sans transmettre de justificatifs au client. Toutefois, les justificatifs restent nécessaires pour débloquer le remboursement auprès de la société de portage.
Si les justificatifs ne couvrent pas la totalité du forfait, le reste peut être remboursé plus tard, à condition de présenter de nouvelles pièces justificatives dans un délai compatible avec la politique de la société de portage.
Les conditions de remboursement
Les frais professionnels remboursés sont prélevés sur le compte d’activité du consultant, après déduction des frais de gestion de la société de portage. Le remboursement est conditionné à la réception d’une note de frais complète et de pièces justificatives conformes.
Dans certains cas, un remboursement partiel peut être réalisé sous forme de forfaits URSSAF, dans les limites définies par l’ACOSS. Ces montants sont exonérés de cotisations sociales, dans le respect des plafonds en vigueur.
La capacité à gérer correctement ses frais permet de maximiser son revenu net. En effet, les montants remboursés ne sont pas soumis à l’impôt sur le revenu ni aux charges sociales, ce qui améliore la restitution globale, tout en restant dans un cadre strictement légal.
Le matériel informatique : les règles spécifiques
L’achat de matériel informatique (ordinateur, smartphone, imprimante, etc.) est soumis à des règles spécifiques. Si le montant dépasse 500 € HT, deux conditions doivent être remplies pour un remboursement :
- Le consultant doit être en CDI de portage salarial au moment de l’achat
- La facture doit être émise au nom de la société de portage
Le matériel peut alors être amorti comptablement, ce qui permet un remboursement étalé dans le temps, en accord avec les pratiques comptables et fiscales. En dehors de ces conditions, le remboursement peut être refusé ou limité.
Comment optimiser ses frais en portage ?
Une bonne gestion des frais professionnels permet de valoriser son chiffre d’affaires tout en conservant une base légale et conforme. Il est donc conseillé de :
- Prévoir les frais dès la négociation du contrat avec le client
- Centraliser les justificatifs au fur et à mesure
- Échanger régulièrement avec son gestionnaire ou conseiller RH
En combinant transparence, prévision et rigueur administrative, les salariés portés peuvent améliorer leur niveau de rémunération tout en se prémunissant contre d’éventuels redressements.
Une simulation bien menée, en tenant compte des frais refacturables et non refacturables, permet d’établir un TJM cohérent et d’anticiper au mieux sa restitution mensuelle. Une stratégie efficace pour ceux qui souhaitent conjuguer sécurité du salariat et souplesse de l’indépendance.
Tableau synthèse des frais pros en portage salarial
| Catégorie | Description | Exemples | Traitement fiscal et social |
|---|---|---|---|
| Frais refacturables (frais de mission) | Dépenses négociées avec le client au début de la mission, facturées et remboursées via la société de portage | Transport (SNCF, IK), hébergement, repas | Non soumis à cotisations ni impôt Remboursés à 100 % |
| Frais non refacturables (frais de fonctionnement) | Dépenses liées à l’activité mais non prises en charge par le client | Papeterie, téléphone, logiciels, location de salle, abonnement pro | Déduits du chiffre d’affaires après frais de gestion Non imposables |
| Mode de remboursement au réel | Remboursement basé sur les dépenses exactes justifiées | Notes de frais + justificatifs | Nécessite facture du client Remboursement après encaissement |
| Mode de remboursement au forfait | Enveloppe forfaitaire pré-négociée avec le client | Montant fixe, sans détail transmis au client | Déclaration + justificatifs obligatoires Remboursement plafonné |
| Conditions spécifiques | Certaines dépenses nécessitent des conditions particulières | Achat de matériel informatique > 500€ | CDI requis + facture au nom de la société de portage |
