Les frais professionnels en portage salarial : comment ça marche ?

SOMMAIRE

• 1. Qu’est-ce que les frais professionnels ?
• 2. Les principaux types de frais professionnels en portage salarial
• 3. Frais professionnels et frais refacturables : bien faire la différence
• 4. Comment fonctionne concrètement le remboursement des frais ?
• 5. Deux modes de remboursement : frais réels ou frais forfaitaires
• 6. Comment choisir le bon système ?
• 7. Règles spécifiques : le matériel informatique
• 8. Bonnes pratiques spécifiques au matériel informatique
• 9. Limites et risques à connaître
• 10. Comparaison des frais avec d’autres statuts
• 11. Bonnes pratiques pour une gestion parfaite des frais professionnels
• 12. Cas particuliers des frais professionnels
• 13. Quels sont frais non éligibles ?
• 14. Cadre juridiques et responsabilités
• Questions fréquentes
• Conclusion

Le portage salarial est aujourd’hui l’un des statuts les plus attractifs pour les consultants, freelances et experts qui souhaitent garder leur autonomie tout en bénéficiant de la sécurité du salariat. Il repose sur trois acteurs :

• le salarié porté,
• la société de portage,
• le client.

Dans ce cadre, la gestion des frais professionnels joue un rôle essentiel : bien utilisés, ils permettent d’optimiser votre revenu net  en réduisant la part imposable de vos revenus, sans augmenter votre volume de travail.

Ce guide vous explique comment maximiser vos remboursements, respecter les règles légales et profiter pleinement des avantages du portage salarial.

 

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L’ESSENTIEL À RETENIR

• Les frais professionnels permettent d’augmenter le revenu net du salarié porté, car ils sont remboursés en net et exonérés de charges lorsqu’ils respectent les règles URSSAF.
• Les frais doivent être nécessaires, justifiés et directement liés à l’activité du consultant : déplacements, repas, matériel, logiciels ou formations.
• Il existe deux grandes catégories à ne pas confondre : les frais professionnels (non refacturables) et les frais refacturables facturés au client et soumis à la TVA.
• Le remboursement des frais repose sur des justificatifs valides, l’analyse de la société de portage et le respect des barèmes légaux et internes.
• Les frais réels offrent un remboursement précis mais nécessitent une forte rigueur administrative, tandis que les frais forfaitaires simplifient la gestion au prix d’une moindre précision.
• Une mauvaise classification ou un frais non justifié peut entraîner un refus, une requalification en salaire ou un redressement fiscal/URSSAF.
• Une gestion efficace repose sur un suivi rigoureux, la maîtrise des barèmes, l’application des règles propres à la société de portage et la bonne anticipation des situations spécifiques (missions longues, télétravail, international).

 

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1. Qu’est-ce que les frais professionnels ?

Les frais professionnels sont vos meilleurs alliés pour booster votre revenu net, en toute légalité. Il s’agit de dépenses engagées par le salarié porté exclusivement pour les besoins de son activité. À la différence du salaire, ils ne sont pas soumis aux cotisations sociales ni, en principe, à l’impôt sur le revenu, dès lors qu’ils respectent les règles URSSAF. Ils constituent donc un levier puissant pour améliorer votre revenu net.

Il peut s’agir :

• de déplacements professionnels,
• de repas pris lors des missions,
• d’achat de matériel ou logiciels,
• de formations utiles à l’activité.

Ces dépenses sont 100 % remboursées net, à condition d’être justifiées et en lien direct avec votre activité professionnelle.

2. Les principaux types de frais professionnels en portage salarial

A. Les frais de déplacement

Les frais de déplacement constituent l’une des dépenses les plus fréquentes pour les consultants en mission. Ils regroupent l’ensemble des dépenses nécessaires pour se rendre sur le lieu de la mission et assurer les déplacements professionnels. Parmi ces frais, on retrouve les billets de train ou d’avion, qui permettent de voyager rapidement et efficacement vers le site de travail. Les frais d’essence sont également courants, que ce soit pour un véhicule personnel ou de location, et s’ajoutent aux dépenses liées aux péages et aux stationnements, qui varient en fonction des trajets et des zones traversées.

Les déplacements en transport en commun sont souvent privilégiés pour les trajets urbains, car ils sont pratiques et économiquement intéressants. Par ailleurs, le covoiturage professionnel constitue une alternative écologique et économique, permettant de partager les frais avec d’autres collaborateurs tout en réduisant l’impact environnemental.

Le remboursement de ces frais peut s’effectuer de deux manières principales. Il est possible de se faire rembourser au réel, sur présentation de justificatifs tels que factures ou tickets de caisse. Alternativement, le remboursement peut suivre les barèmes fiscaux applicables, comme les indemnités kilométriques publiées chaque année par l’administration fiscale, ce qui simplifie la procédure tout en restant conforme aux règles légales. 

• Les billets de train ou d’avion, qui permettent de se rendre sur le lieu de la mission.
• Les frais d’essence, nécessaires pour les déplacements en véhicule personnel ou de location.
• Les péages et les frais de stationnement, qui varient selon les trajets et les zones traversées.
• Les transports en commun, souvent utilisés pour les trajets urbains.
• Les trajets de covoiturage professionnel, qui peuvent être partagés avec d’autres collaborateurs.

Pour en savoir plus sur ce sujet, vous pouvez consulter notre contenu dédié aux frais kilométriques, qui détaille les règles et barèmes applicables.

B. Les frais de repas

Les repas pris dans le cadre de la  mission peuvent être  remboursés. Ces frais doivent être justifiés par des factures ou tickets de caisse. Ils sont soumis aux plafonds URSSAF.

Plafonds URSSAF 2025 :

Situation	Indemnité maximum exonérée en 2025
Salarié contraint de prendre son repas sur le lieu de travail	7,40 €
Salarié en situation de déplacement contraint de prendre son repas au restaurant	21,10 €
Salarié en situation de déplacement non contraint de prendre son repas au restaurant	10,30 €

A noter : Ces montants évoluent chaque année.

C. Les frais de matériel et d’outils professionnels

Un bon matériel n’est pas seulement une dépense : c’est un investissement nécessaire à l’exercice de vos missions. L’achat d’ordinateurs, de logiciels, de téléphones, d’imprimantes ou d’autres outils indispensables  peut être remboursé. Pour être pris en charge, les factures doivent impérativement être établies au nom du salarié porté.

D. Les frais de formation

Les formations nécessaires ou utiles à l’activité du salarié porté, qu’elles soient certifiantes ou non, peuvent être prises en charge de différentes façons : par la société de portage salarial, par le Compte Personnel de Formation (CPF), ou encore par le salarié lui-même, avec la possibilité d’un remboursement ultérieur.

En pratique, les formations certifiantes sont généralement plus faciles à faire accepter et à financer.

Ces actions de formation permettent au salarié porté de renforcer et d’actualiser ses compétences tout en restant pleinement opérationnel dans la réalisation de ses missions.

• la société de portage qui peut financer la formation si elle est utile aux missions du salarié porté.
• le compte personnel de formation (CPF permet d’utiliser les droits acquis pour suivre une formation adaptée au parcours professionnel).
• Le salarié qui avancer les frais, avec un remboursement possible si la formation est jugée pertinente.

Vous pouvez également découvrir notre article sur le rôle de la société de portage dans la recherche d’un projet.

3. Frais professionnels et frais refacturables : bien faire la différence

En portage salarial, il est essentiel de ne pas confondre deux types de dépenses, car une mauvaise classification peut entraîner des erreurs de déclaration et des risques fiscaux.

A. Les frais professionnels (frais non refacturables)

Les frais professionnels sont des dépenses engagées par le salarié pour son activité professionnelle.
Ils sont remboursés par la société de portage et, s’ils respectent les règles URSSAF et les plafonds applicables, peuvent être exonérés de cotisations sociales et d’impôt.

Ces frais n’augmentent pas le salaire brut, mais viennent en complément du revenu net, sans charges sociale, dans la limite de ce que permet votre convention de portage.

Remarque : Les frais non refacturables sont une sous-catégorie des frais professionnels. Ils désignent les dépenses que le client ne prend pas en charge.

B. Les frais refacturables

Les frais refacturables sont des dépenses effectuées pour le compte du client dans le cadre de la mission.

Ils sont facturés au client en plus de la prestation, et donc soumis à la TVA.

Ces frais n’apportent aucun avantage fiscal ou social au salarié porté, car la société de portage ne fait qu’assurer leur passage comptable.

Tableau comparatif

Aspect	Frais professionnels (non refacturables)	Frais refacturables
Nature	Dépenses du salarié pour son activité	Dépenses effectuées pour le client
Financement	Société de portage	Client
Fiscalité / Charges	Exonérés de cotisations et d’impôt si conformes URSSAF	Soumis à la TVA
Finalité	Soutenir l’activité et optimiser le revenu net du salarié	Refacturer un coût au client

4. Comment fonctionne concrètement le remboursement des frais ?

A. Justification de toutes les dépenses

Pour obtenir le remboursement de vos dépenses, chaque dépense doit être correctement justifiée. Cela implique de fournir des factures, tickets ou notes de frais conformes aux exigences de la société de portage. La justification des frais est essentielle pour garantir la transparence et le respect des règles comptables en vigueur.

B. Validation des dépenses par la société de portage

Une fois les justificatifs fournis, la société de portage examine chaque dépense afin de déterminer si elle peut être validée. Plusieurs critères sont pris en compte lors de cette validation.

Tout d’abord, les dépenses doivent être conformes à la convention de portage, qui définit le cadre général des missions et les obligations de chaque partie.

Ensuite, il est nécessaire que les frais respectent les plafonds et barèmes établis, afin d’éviter tout dépassement non justifié.

Enfin, les dépenses doivent être cohérentes avec l’activité réellement réalisée, pour s’assurer qu’elles sont directement liées à la mission.

 

Il est important de noter que la convention collective du portage salarial constitue le cadre légal applicable à l’ensemble du secteur, garantissant des règles uniformes pour tous les consultants.

En complément, la convention de portage est un contrat individuel entre le consultant et la société de portage, qui précise les modalités spécifiques à chaque mission. Ainsi, la combinaison de ces deux cadres assure un remboursement clair, sécurisé et conforme à la législation. 

Parmi les critères pris en compte :

• La conformité avec la convention de portage, qui définit le cadre général des missions.
• Le respect des plafonds et barèmes fixés par la société ou par la législation.
• La cohérence des dépenses avec l’activité réellement réalisée.

C. Remboursement des frais

Une fois validés et dans la limite des montants disponibles sur le compte d’activité, les frais sont  remboursés en net, sans charges sociales, selon le mode prévu (au réel ou au forfait).

D. Le compte d’activité

Définition

Le compte d’activité est un relevé détaillé qui retrace toutes les opérations financières liées à la mission du salarié porté. Il permet de suivre, de manière transparente :

• le chiffre d’affaires généré par les prestations facturées ;
• les frais de gestion prélevés par la société de portage ;
• les charges sociales (salariales et patronales) ;
• les frais professionnels remboursés ou en attente ;
• le salaire net disponible pour le consultant ;
• le solde de gestion, c’est-à-dire la trésorerie disponible à transformer en salaire ou à utiliser pour des frais.

Son rôle

• Assurer la transparence financière entre le consultant et la société de portage.
• Permettre au salarié porté de savoir où en est sa rémunération.
• Suivre en continu la rentabilité de ses missions.
• Aider à anticiper le montant du salaire du mois.

A noter :

Le remboursement n’est possible que si votre compte d’activité est positif. (voir Légifrance)

E. Impact réel sur le revenu net

Même si les frais ne font pas partie du salaire, leur remboursement augmente indirectement le revenu net du salarié.

Exemples simples :

• 100 € de frais remboursés = 100 €   net dans votre poche
• 100 € de salaire supplémentaire =  environ 70 € nets après charges

Exemple chiffré d’une mission:

• Mission 2 jours
• déplacement 50 €
• repas 12 €
• matériel 300 €
• Total frais remboursés : 362 € net

F. Optimisation annuelle pour un consultant

Savez-vous que 2000 € de frais économisés sur l’année équivalent à 4 jours de missions gagnés ?

Exemple :

Vous êtes consultant et vous facturez 500€ pour une journée de travail. Sur ces 500 €, vous avez 200 € de frais (déplacement, repas, hébergement)

Il vous reste donc 300 €

1^er scénario : le piège de la course au chiffre d’affaires :

Vous voulez gagner plus en travaillant plus.

Pour gagner 300 € net supplémentaires, vous devez :

• Travailler une journée supplémentaire
• Facturer 500 € de plus
• Mais avoir 200 € de frais supplémentaires

GAIN NET = 500 € – 200 € = 300 €

Effort : une journée complète de travail

2^ème scénario : gagner plus en réduisant vos frais

Pour gagner 300 € nets supplémentaires, vous pouvez

• Optimiser vos frais : covoiturage, repas moins chers, meilleure organisation
• Réduire vos frais de 200 € à 100 € par journée
• Travailler les mêmes 2 jours (comme d’habitude) mais en dépensant moins.

CALCUL :

• Avant : 2 jours x (500 € – 200 €) = 2 x 300 € = 600 € nets
• Après : 2 jours x (500 € – 100 €) = 2 x 400 € = 800 € nets

GAIN NET  = 200 € supplémentaires sans travailler plus !!!

Effort : simplement mieux organiser vos dépenses

En résumé : pour gagner 200 € nets :

• Soit vous travaillez 2/3 de journée en plus
• Soit vous réduisez vos frais de 200 €

L’optimisation des frais n’est pas une radinerie, c’est une stratégie financière qui reconnaît que chaque euro économisé est un euro de gain net, immédiat et souvent non imposé.

C’est ça, l’optimisation : parfois, chercher à dépenser moins est plus efficace que vouloir gagner plus !

5. Deux modes de remboursement : frais réels ou frais forfaitaires

A. Les frais réels : fonctionnement, avantages et limites

Basés sur les dépenses exactes, les justificatifs sont obligatoires.

Exemples :

• Matériel informatique
• Formations
• Déplacements exceptionnels (billets de train, avion)
• Hébergement

Fonctionnement

• Le salarié engage la dépense
• Il conserve les justificatifs
• Il transmet une note de frais auprès de la société de portage
• La société rembourse le montant accepté, dans la limite des règles et du compte d’activité

Avantages

• Remboursement au plus proche de la dépense réelle
• Idéal pour de gros achats
• Grande transparence

Inconvénients

• Charge administrative élevée
• Perte de remboursement si justificatif manquant

Bonne pratique : mettre en place un archivage rigoureux (numérique et /ou papier)

B. Les frais forfaitaires

Les frais forfaitaires reposent sur des montants fixes, déterminés selon des barèmes fiscaux ou les règles internes de la société de portage.

Exemples :

• Repas,
• indemnités kilométriques,
• petits frais de mission

Avantages

• Gestion administrative simplifiée
• Prévisibilité des montants
• Gain de temps au quotidien

Inconvénients 

• le forfait peut être inférieur aux dépenses réellement engagées
• le montant reste identique quelle que soit la dépense réelle

Bonne pratique : bien connaître les barèmes et les plafonds en vigueur ainsi que la politique de votre société de portage.

Cadre légal commun

• Les deux régimes doivent respecter le cadre fiscal et social
• Les frais doivent refléter une réalité professionnelle
• Les montants peuvent être contrôlés (URSSAF, Fisc)
• Une traçabilité minimale est nécessaire même en cas de forfait

Tableau Comparatif

Critère	Frais Réels	Frais au Forfait
Principe	Remboursement de la dépense exacte	Montant fixe
Justificatifs	Obligatoires (factures, tickets)	Non requis pour le paiement
Avantage financier	Optimal pour les grosses dépenses	Variable
Charge administrative	Élevée	Faible ou nulle
Exemples	Achat d’ordinateur, billet de train	Repas, déplacements kilométriques courants

6. Comment choisir le bon système ?

Le choix ne vous appartient pas toujours : C’est la société de portage qui définit son mode de fonctionnement et les règles applicables dans la convention de portage.

La plupart des entreprises utilisent un système mixte :

• Frais au forfait pour les dépenses courantes et récurrentes (repas, petits déplacements).
• Frais réels pour les dépenses importantes et ponctuelles (matériel informatique, déplacements exceptionnels, formation).

Conclusion : La distinction entre frais réels et frais au forfait est fondamentale :

• Le régime des frais réels est plus précis et avantageux pour les montants importants, mais il est plus lourd à gérer administrativement.
• Le régime forfaitaire simplifie la gestion des petits frais courants mais peut être moins avantageux si vos dépenses réelles dépassent le montant du forfait.

Il est crucial de consulter votre convention de portage pour savoir quel régime s’applique à vos différents types de frais. Cette distinction impacte directement votre gestion administrative au quotidien.

Exemples de frais au forfait

• Forfait repas (« indemnité repas » ou « frais de nourriture ») : un montant fixe par jour de présence chez le client (ex: 7,40 € pour un repas, selon le barème fiscal).
• Forfait kilométrique : Un montant par kilomètre parcouru (en voiture personnelle) pour se rendre chez un client, selon la puissance fiscale du véhicule (barème public annuel).

Exemple pratique au forfait

Vous êtes en mission chez un client pendant 2 jours. Votre société de portage applique un forfait repas de 7,40 € par jour. Vous percevrez donc 14.80€ sur votre fiche de paie, sans avoir à fournir de tickets de restaurant.

Exemple de frais réels

Vous êtes en mission chez un client pour une formation de 3 jours. Pendant cette période, vous avez :

• Billet de train pour vous rendre chez le client : 120 €
• Déjeuner au restaurant chaque jour : 15 € × 3 = 45 €
• Achat de matériel spécifique nécessaire à votre mission : 60 €

Total des frais réels : 120 + 45 + 60 = 225 €

Contrairement au forfait :

• Vous devez conserver et fournir les justificatifs (tickets, factures, etc.) à votre société de portage.
• Vous serez remboursé exactement du montant dépensé, ce qui est souvent plus avantageux pour les dépenses importantes ou exceptionnelles.

7. Règles spécifiques : le matériel informatique

A. Conditions de base pour le remboursement : critères indispensables

Pour être remboursé, le matériel informatique doit répondre à plusieurs conditions essentielles. Il doit d’abord être nécessaire à l’exécution des missions du salarié porté. La facture doit obligatoirement être émise à son nom, afin d’assurer la traçabilité de l’achat. Enfin, le salarié doit conserver les justificatifs pendant plusieurs années, en cas de contrôle ou de vérification ultérieure.

• Nécessité professionnelle : Le matériel doit présenter un lien direct et évident avec l’activité exercée.
• Facturation au nom du salarié : L’achat doit pouvoir être rattaché clairement au salarié porté via les documents comptables.
• Conservation des justificatifs : Les pièces d’achat doivent rester disponibles pour toute vérification administrative.

B. Matériel remboursable : équipements acceptés

Les sociétés de portage admettent le remboursement d’un large ensemble d’équipements informatiques, dès lors qu’ils sont utilisés pour la réalisation des missions du salarié porté.

• Ordinateurs fixes et portables
• Écrans, claviers, souris
• Logiciels professionnels (licences)
• Périphériques (imprimantes, scanners)
• Matériel de téléphonie professionnelle
• Accessoires de connectivité

C. Plafonds et cohérence : limites financières attendues

Il n’existe pas de  plafond légal unique, mais les sociétés de portage attendent une cohérence entre le prix du matériel, le niveau d’activité et le profil du consultant.

A titre indicatif :

• Un ordinateur entre 1 000 et 2 000 € est généralement accepté
• Autour de 3 000 €, une justification plus solide peut être demandée
• Au-delà, le risque de refus ou de remise en cause augmente

D. Cas particuliers : gestion du matériel à usage mixte

Matériel mixte : usage professionnel et personnel

En cas d’usage mixte, seule la partie professionnelle est remboursable. Il faut alors pouvoir justifier de manière raisonnable le pourcentage d’utilisation professionnelle (par exemple, surface dédiée ou temps d’usage).

E. Renouvellement : règles pour remplacer le matériel

Le renouvellement du matériel est généralement accepté lorsqu’il répond à des critères précis. Il s’agit notamment de situations où le matériel est obsolète, lorsqu’il n’est plus adapté aux nouvelles missions ou exigences opérationnelles, ou encore lorsqu’un délai raisonnable s’est écoulé depuis l’acquisition d’un équipement similaire. Ces conditions permettent d’assurer une gestion cohérente et justifiée des besoins.

Le renouvellement est généralement accepté en cas :

• d’obsolescence,
• d’inadaptation aux nouvelles missions ou exigences opérationnelles,
• d’un délai raisonnable entre deux achats similaires.

F. Procédure de remboursement : étapes à suivre

1. Demander si possible, un accord préalable à la société de portage
2. Acheter le matériel
3. Transmettre la facture et, le cas échéant, la justification d’usage professionnel
4. Obtenir le remboursement, dans la limite des règles de la société de portage
5. Bonnes pratiques spécifiques au matériel informatique

• Préférer du matériel clairement lié à l’activité professionnelle (ordinateur, écran, clavier, software pro…).
• Éviter les achats ambigus ou à usage mixte (console, TV, téléphone haut de gamme sans justification…).
• Conserver la facture originale et la garantie.
• Vérifier si un amortissement est imposé (souvent pour les achats > 500 €).
• S’assurer que le matériel reste affecté à l’usage professionnel en cas de contrôle.

G. Stratégie d’investissement et amortissement du matériel informatique

Pour certains achats importants de matériel informatique (par exemple un ordinateur de  haute performance à 3000 €), il peut être judicieux d’envisager une stratégie d’investissement plutôt qu’un remboursement immédiat. Certaines sociétés de portage acceptent d’étaler le coût du matériel sur plusieurs mois : c’est le principe de l’amortissement.

Principe :
Au lieu de déduire l’intégralité de la dépense en une seule fois , ce qui pourrait diminuer fortement le solde de votre compte d’activité, le montant est réparti sur plusieurs mois. Chaque mois, une fraction du coût est imputée sur le compte d’activité, ce qui permet :

• de lisser l’impact financier dans le temps,
• de préserver votre trésorerie pour le versement de votre salaire,
• d’améliorer la visibilité et la stabilité de votre rémunération mensuelle.

À savoir :

• L’amortissement n’est pas systématique : il dépend de la politique comptable de votre société de portage.
• Un accord préalable est fortement recommandé pour éviter tout refus.
• Cette solution est particulièrement adaptée pour des achats cohérents avec votre activité mais dont le montant dépasse les dépenses habituelles.

En bref : l’amortissement est une stratégie financière pertinente pour optimiser la prise en charge des investissements importants tout en préservant l’équilibre de votre compte d’activité.

8. Bonnes pratiques spécifiques au matériel informatique

Avant l’achat :

• Vérifier l’éligibilité avec sa société de portage
• Choisir du matériel adapté à son activité réelle
• Privilégier les factures détaillées

Après l’achat :

• Conserver la garantie et la preuve d’achat
• Documenter l’usage professionnel si contrôle
• Informer sa société de portage en cas de matériel mixte

À éviter :

• Matériel disproportionné par rapport aux besoins
• Factures au nom de la société ou d’un tiers
• Achat sans justification professionnelle

9. Limites et risques à connaître

A. Réalité professionnelle

Les frais doivent correspondre à une dépense réellement engagée et nécessaire à l’activité. Il existe un risque de requalification en salaire si les frais sont jugés excessifs ou injustifiés par l’administration fiscale

B. Contrôles URSSAF

Les sociétés de portage sont soumises à des contrôles réguliers. La traçabilité et la cohérence des justificatifs sont cruciales. En cas de frais non justifiés, le salarié et la société de portage peuvent être sanctionnés.

C. Délais de remboursement

Les délais varient selon les sociétés de portage (généralement 15 à 30 jours). Il est important d’anticiper cet impact sur la trésorerie personnelle.

D. Période d’essai

Certaines sociétés de portage peuvent appliquer une politique plus prudente sur les frais lors des premières missions (plafonds plus stricts, validation plus fine).

Conclusion : Le matériel informatique est un type de  frais professionnel tout à fait acceptable en portage salarial, à condition de respecter les règles de nécessité professionnelle, de justification et de proportionnalité.

10. Comparaison des frais avec d’autres statuts

Statut	Gestion des frais	Avantages / Inconvénients
Portage salarial	Remboursement et sécurité	Optimisation et protection
Auto-entrepreneur	Déduction limitée	Très flexible mais plus risqué
Salarié classique	Peu ou pas de frais	Cadre strict, faible optimisation

11. Bonnes pratiques pour une gestion parfaite des frais professionnels

1. Tenir un suivi rigoureux

• Utiliser des applications de notes de frais
• Archiver numériquement tous les justificatifs (photos, PDF)
• Mettre à jour régulièrement un tableau de suivi
• Établir un budget prévisionnel des frais récurrents

2. Connaître les plafonds et barèmes

• Repas : respecter le barème fiscal (environ 7 € par repas)
• Indemnités kilométriques : appliquer le barème annuel de l’administration fiscale
• Hébergement et déplacements : s’assurer du respect des plafonds applicables à votre secteur.
• Identifier les frais non remboursables (alcool, confort personnel, dépenses injustifiées)

3. Anticiper et négocier

• Négocier des avances sur frais si nécessaire
• Prendre en compte les spécificités sectorielles (matériel mixte, déplacements fréquents, contraintes client)
• Se renseigner sur les frais particuliers (internationaux, matériel spécifique, assurances)
• Prévoir des marges pour déclarer les frais dans les délais

4. Vérifier la convention de portage

• Chaque société de portage a ses propres règles
• Comprendre ce qui est remboursable ou non
• Vérifier les plafonds internes, les taux, les conditions d’acceptation
• Identifier les obligations documentaires (justificatifs, attestations, formulaires internes)

5. Optimiser la gestion fiscale et administrative

• Répartir clairement l’usage professionnel et personnel du matériel.
• Tirer parti des règles qui permettent de réduire les coûts (barèmes, part d’usage, amortissements).
• Conserver une traçabilité impeccable (tableaux d’usage, justificatifs horodatés)
• Mettre en place une routine mensuelle de contrôle (rapprochement, classement, validation)
• Se tenir informé des évolutions réglementaires
• Consulter son conseiller en portage en cas de dépense atypique

12. Cas particuliers des frais professionnels

A. Missions longues

Certaines missions de longue durée peuvent modifier la prise en charge de certains frais.

• Au-delà d’une certaine durée (par exemple plusieurs mois), un lieu de mission peut être considéré comme « habituel ».
• Cela peut réduire certains remboursements, notamment pour les déplacements ou les repas.

B. Missions internationales

Les missions à l’international entraînent des règles spécifiques pour les frais professionnels, qu’il est important de connaître afin d’assurer un remboursement correct et conforme :

• Les justificatifs en devises sont généralement acceptés.
• La TVA étrangère est rarement récupérable.
• Selon la société de portage, il est parfois possible de mettre en place des  per diem (indemnités journalières) pour simplifier la gestion des frais sur place.

C. Télétravail

Le télétravail génère également des frais spécifiques pouvant être pris en charge :

• Internet, électricité, chauffage, petit matériel.
• Certaines sociétés de portage prévoient une indemnité forfaitaire journalière (environ 2,50 € à 4 € par jour) dans le respect  des barèmes URSSAF.

D. Frais ergonomique et de santé de travail

Les équipements destinés à préserver votre santé et à garantir de bonnes conditions de travail peuvent être considérés comme des frais professionnels, à condition qu’ils soient justifiés et liés à votre activité.

Exemples de matériel ergonomique :

• chaise ergonomique,
• écran supplémentaire ou écran large adapté,
• support ordinateur,
• casque audio de qualité pour visioconférences,
• lampe adaptée au travail prolongé.

Argumentaire recommandé :

Présenter ces achats comme un investissement permettant de maintenir vos capacités de travail, de réduire les risques liés à la posture ou à la fatigue visuelle, et donc d’éviter des arrêts de travail. Cet argument est pleinement cohérent dans le cadre du portage salarial, où la continuité de vos missions est essentielle.

Justificatifs utiles :

• devis ou fiche technique,
• recommandation médicale (optionnelle mais renforçante),
• explication écrite du besoin professionnel (usage en télétravail, missions longues, contraintes posturales…).

Important :

Obtenir un accord préalable de votre société de portage garantit un traitement conforme à ses règles internes et évite tout risque de refus.

Ces dépenses, lorsqu’elles sont bien documentées, s’inscrivent pleinement dans la logique de préservation de la santé au travail, tout en restant compatibles avec les obligations comptables et sociales du portage salarial.

13. Quels sont les frais non éligibles ?

Certaines dépenses ne peuvent pas être remboursées en portage salarial, car elles ne sont pas considérées comme liées à l’activité professionnelle :

• Tenue vestimentaire non spécifique (costume, chemise, etc.)
• Dépenses personnelles pendant une mission (minibar, loisirs…)
• Achats sans lien professionnel ou disproportionnés
• Double remboursement client + portage
• Cadeaux clients (régime fiscal distinct)

14. Cadre juridiques et responsabilités

A. La convention de portage

Il est essentiel de bien lire les clauses relatives aux frais professionnels. Chaque société de portage peut imposer ses propres plafonds et conditions spécifiques. Elle définit :

• les plafonds et limites de remboursement,
• les règles internes,
• les procédures à suivre,
• les dépenses exclues.

B. La responsabilité du salarié porté

Le salarié a une obligation de bonne foi dans la déclaration de ses frais. Toute fausse déclaration ou abus peut entraîner :

• un refus de remboursement
• des sanctions internes
• des risques fiscaux ou sociaux en cas de contrôle

Questions fréquentes

• 1) Puis-je me faire rembourser des frais de télétravail ?

Oui, sous certaines conditions (électricité, internet, matériel) et avec justification.

• 2) Comment gérer les frais mixtes (personnels/professionnels) ?

Seule la partie professionnelle est remboursable, avec une justification claire de la répartition.

• 3) Les frais refacturables au client sont-ils des frais professionnels ?

Non, ce sont deux concepts distincts. Les frais professionnels sont vos dépenses personnelles pour votre activité, tandis que les frais refacturables sont des dépenses engagées pour le compte du client.

• 4) Que faire si le client paie directement certains frais ?

Ces frais ne peuvent pas être doublement remboursés. Il faut en informer la société de portage.

• 5) Les frais engagés avant la mission sont-ils remboursables ?

Non. Ils ne sont généralement pas remboursables, sauf accord préalable.

Conclusion

Bien gérés, les frais professionnels représentent un véritable levier pour optimiser le revenu net du salarié porté. Une gestion rigoureuse permet non seulement de réduire la fiscalité et les charges, mais aussi de sécuriser les remboursements et de mieux piloter son activité.

Pour en tirer pleinement parti, il est essentiel de :

• Respecter les règles fiscales et sociales, en appliquant correctement barèmes, plafonds et particularités de votre secteur.
• Distinguer clairement frais professionnels et frais refacturables, afin d’éviter les doubles remboursements ou erreurs comptables.
• Conserver des justificatifs fiables et traçables, que ce soit pour les frais réels, les forfaits ou le matériel mixte.
• Optimiser le matériel et les ressources : utiliser le matériel à bon escient, distinguer usage professionnel et personnel, et appliquer l’amortissement si possible..
• Choisir le bon mode de remboursement (frais réels ou forfaitaires) selon le type de dépense et la politique de la société de portage.
• Anticiper les situations particulières (missions longues, internationales, télétravail) pour éviter les pertes de remboursement et simplifier la gestion.
• Suivre son compte d’activité pour connaître en temps réel son chiffre d’affaires, ses frais et le salaire net disponible, et ainsi mieux planifier ses dépenses et ses revenus.
• Mettre en place un suivi régulier et organisé : tableaux de suivi, archivage numérique des justificatifs et contrôle mensuel des dépenses.

En résumé, le salarié porté qui maîtrise ses frais :

• maximise son revenu net,
• sécurise ses remboursements,
• réduit sa fiscalité,
• optimise ses dépenses,
• et travaille plus sereinement.

En portage salarial, gérer ses frais n’est pas seulement une question de comptabilité, c’est une véritable stratégie financière : chaque euro optimisé se transforme directement en gain net et immédiat.